PRESUPUESTO

Es la descripción de los planes y resultados esperados, expresados en términos numéricos. Por medio de él se pueden expresar anticipadamente los resultados, en datos numéricos tales como: pesos, hombres, horas o unidades de producción. Obliga a la empresa a realizar por adelantado, una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización de trabajo o de horas máquina o cualquier otro término medible numéricamente. Surge como herramienta moderna de planificación y control al permitir reflejar el comportamiento de indicadores económicos (de inflación, devaluación y en las tasas de interés), y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de las empresas para mantenerlas competitivas dentro del sector al que pertenecen.

Existen tres modalidades de presupuestos que utilizan las empresas: el presupuesto por programas; el presupuesto base cero y el presupuesto tradicional.

EL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS

Constituye la presentación sistemática de las actividades que realizan los organismos del gobierno, de las metas en función de las cuales se proyecta el trabajo de la administración y del costo de ejecución de los programas y proyectos a desarrollarse anualmente mostrando la asignación de recursos a cada componente de la estructura y a los resultados esperados. Es un sistema en el que se presta más atención a las cosas que un gobierno realiza que a las que adquiere, tales como servicios personales, provisiones o equipos, entre otros, constituyéndose en medios empleados para el cumplimiento de sus funciones (carreteras, escuelas y/u hospitales construidos)

En general, este tipo de presupuesto, permite la conexión entre las políticas y planes a largo plazo con la programación y presupuestación anual. Permite la escogencia entre alternativas, suministra una estructura que facilita el proceso de toma de decisiones y ayuda a la administración para lograr sus objetivos de forma eficiente y eficaz. Ayuda a desarrollar, medir y comparar distintos cursos de acción, pero no toma decisiones por sí mismo o reemplaza los juicios humanos o la experiencia. Contribuye solo al examen de alternativas suministrando información social y económica acerca de los costos y beneficios implicados en las decisiones.

PRESUPUESTO BASE CERO

Es el presupuesto que se establece cuando la empresa se está creando o comienza operaciones, la base para su presupuesto es cero (0), porque no posee información propia. Regularmente, comienza del mercado hacia la producción, pues a partir de él se determina cuantas unidades se pueden vender o colocar, presupuestar la producción.

Este tipo de presupuesto se elabora a partir de información externa, obtenida mediante estudios de mercado, es decir, se comienza con la competencia, investigando que ventas realiza, para estudiar la participación de la nueva empresa en el mercado. Entonces para atraer la parte de ese mercado es necesario proyectar el producto o servicio competitivamente, en el lanzamiento, en mejor calidad, en presentación o servicio, sin sacrificar el precio de venta.

PRESUPUESTO TRADICIONAL O BASE ESTADÍSTICA

Son los que se elaboran en las empresas con años de trayectoria, tomando como base la información real del año anterior, para la proyección del siguiente, con porcentajes de incrementos sobre cada concepto, ventas, costos y gastos. Además de las estadísticas, es importante el análisis del mercado, pues el incremento que se presupuesta tiene una parte de lo que se pueda capturar a la competencia, sin olvidar que ésta prepara también sus presupuestos, con las mismas armas, sistemas y políticas para no perder esa posición del mercado.

DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO TRADICIONAL O BASE ESTADÍSTICA Y PRESUPUESTO BASE CERO

PRESUPUESTO TRADICIONAL	PRESUPUESTO BASE CERO
1. Se inicia con un importe monetario ya existente	1. Se inicia con el importe monetario en cero
2. Principia definiendo los rubros y partidas presupuestarias que se deben gastar en el próximo periodo.	2. Principia haciendo un diagnóstico, definiendo una misión y objetivos, los cuales posteriormente se cuantificarán, según las mejores alternativas.
3. Evalúa la relación costo – beneficio de nuevas actividades.	3. Evalúa la relación costo – beneficio en todo el sistema.
4. No examina alternativas optimas ante cierta situación.	4. Analiza y evalúa diferentes alternativas con el objeto de escoger la mejor.
5. Se elabora para las actividades que incluyen tanto los costos directos como indirectos.	5. Se elabora únicamente en actividades que implican costos indirectos.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

Los objetivos de todo presupuesto son los cuatro (04), que se mencionan y explican a continuación:

1. Proyectar o planear el ejercicio del periodo o periodos siguientes. Es el objetivo general, que según el método utilizado, presupuesta cada producto o servicio desde su producción hasta la rentabilidad a obtener, tomando factores internos y externos de la empresa.

A. Factores Internos:

Resultados ejercicios anteriores

Incremento a proyectar

Posición del producto

Incidencia del incremento

A. Factores Externos

Resultado de la competencia

Proyección de la competencia

Variación– Competencia

2. Coordinar y comprometer a cada departamento o sección de la estructura empresarial en el cumplimiento de su presupuesto (Responsabilidad de los supervisores con respecto a los presupuestos). Es un objetivo que se deriva de las áreas de responsabilidad, pues el gerente o funcionario responsable de cada área o departamento, opera y conoce detalladamente su actividad, y por tanto es quien elabora el presupuesto, y controla a medida que se desarrolla en el tiempo. Con los presupuestos de cada departamento o sección y luego de su discusión, ajuste y aprobación se consolida en uno general de la empresa, que debe ser discutido, ajustado y aprobado por los ejecutivos: gerente general, gerente de producción, contralor, contador y gerente financiero. Sobre este presupuesto se diseñan los estados de resultado y los flujos de efectivo proyectados para el manejo financiero.

3. Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones (Responsabilidad de los supervisores con respecto a los presupuestos). El área de responsabilidad de cada gerente es observar las variaciones que se presenten entre lo realizado y lo presupuestado y analizar las razones de cada variación para ejecutar los correctivos necesarios, si es requerido.

4. Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa. Del análisis anterior se puede evaluar la eficiencia operacional, pues se puede determinar qué se vendió por encima o por debajo de lo presupuestado. Y como herramienta de mayor análisis se busca comparar con el periodo anterior, para afirmar las razones o evaluar una deficiencia operativa.

 

 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Jorge E. Burbano y Alberto Ortiz (), clasifican los presupuestos de la manera siguiente:

A. Según la flexibilidad:

1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados

2. Flexibles o variables

B. Según el periodo de tiempo que cubren:

1. A corto plazo

2. A largo plazo

C. Según el campo de aplicabilidad en la empresa:

1. De operación o económico

2. Financiero (tesorería y capital)

D. Según el sector en el cual se utilicen:

1. Sector Público

2. Sector Privado

1. Presupuestos rígidos, fijos o asignados. Generalmente elaborados para un solo nivel de actividad, no permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden realmente.

2. Flexibles o Variables. Son aquellos que se elaboran para varios niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cómo debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o de producción. Se caracterizan por ser dinámicos, ya que se adaptan a cualquier capacidad. Sin embargo, son complicados y costosos ya que se elaboran teniendo presentes múltiples variables.

3. Presupuesto a corto plazo. Son aquellos cuya planificación se realiza para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

4. A largo plazo. Son aquellos cuya ejecución se realiza en periodos de mas de un año. De dos (02) a cinco (05) años. Los planes que adopta generalmente el Estado son ejemplo de este tipo de presupuesto ya que, por los cambios de gobierno, en cada periodo presidencial se exponen nuevos y diferentes programas que posteriormente se ejecutan y plasman en los planes de desarrollo. Así mismo, las grandes empresas adoptan este tipo de presupuesto para la adquisición de activos fijos. En ambos casos, una vez cumplido el primer año se revisa el plan de largo plazo y se adiciona un nuevo año al mismo, formulando y cuantificando detalles para el año dos.

5. Presupuesto de operación o económico.Incluye la determinación del presupuesto de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de pérdidas y ganancias proyectado.

6. Presupuesto Financiero. Es el que incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Entre estos se encuentran: el Presupuesto de Caja, Tesorería o de Movimiento de Fondos y el presupuesto de Capital o Erogaciones capitalizables.

· El Presupuesto de Caja, Tesorería o de Movimiento de Fondos. Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. En él se hace una posible previsión de los recursos que aumentarán el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicación que se piense dar. Se formula por periodos cortos, ya sea meses o trimestres, por medio de él se prevén las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a proveer los recursos, lo cual ayuda a la administración a seguir sanas políticas de financiamiento.

· El Presupuesto de Capital o Erogaciones Capitalizables. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas de inversión así como para conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Controla las inversiones en activos fijos. Contiene el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de los existentes, adquisición de maquinarias y equipos o la ampliación de departamentos productivos.

7. Presupuesto del Sector Público. Es el que contiene la cuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales.

8. Presupuesto del Sector Privado. Llamado también Presupuesto Empresarial, es utilizado por las empresas privadas para expresar cuantitativamente los planes de todas las actividades de la organización.